Allmänt om behörigheter

Behörighetsstrukturen i Avtalsbevakning kan vara väldigt enkel med att alla användare har tillgång till allt och då behöver man inte göra så mycket, eller så går det att göra det detaljerat och kan då kännas lite komplex innan man har koll på hur allt fungerar. Nedan följer en beskrivning av hur behörigheterna hänger ihop för att förklara hur man ska tänka när det är dags att sätta upp och ge behörigheter till användare. 

Tips! Om användarna ska ha olika behörighet till kategorier med avtal, fundera först igenom hur kategori-strukturen ska se ut och skapa upp kategorierna först. När kategorierna är skapade, skapa upp kategoribehörigheterna och sist användarna och koppla. 

Behörighetsstruktur

Behörigheter på Konto-1

Konto-1 i ovan bild har en skapad kategoribehörighet, Kategoribehörighet-1. Kategoribehörighet-1 har två kategorier kopplade till sig, Kategori-1 och Kategori-2. Kategoribehörighet-1 ger läsbehörighet till Avtal-1 och möjlighet att redigera Avtal-2 och Avtal-3. 

En användare som är kopplad till Kategoribehörighet-1 kan alltså 

• endast se Avtal-1
• redigera Avtal-2 och Avtal-3 
• skapa nya avtal i Kategori-2. 

Behörighet för användare demo@demosson.se

Användaren demo@demosson.se har en behörighet till Konto-1 med den systemskapade behörighetsrollen "Full behörighet" samt Kategoribehörighet-1 från vänster i ovan bild.

Detta innebär att användaren demo@demosson.se kan:

• se avtal, dokument, motpart och aviseringar för alla avtal i Kategori-1, i detta fall Avtal-1
• förutom att se avtal, dokument, motpart och aviseringar för alla avtal i Kategori-2 även skapa nya avtal samt redigera, i detta fall Avtal-2 och Avtal-3.

Behörighetsroller

Behörighetsroller beskriver funktionell behörighet för en användare (alltså vilka menyer och knappar som ska visas). Det finns ett antal systemdefinierade roller, men det är också möjligt att skapa egna roller baserat på behov inom företaget. I en roll definieras vilka funktioner en användare ska komma åt och vilken nivå användaren ska kunna utföra saker (Ingen, Läs, Redigera, Full behörighet). 

Obs! För vissa funktioner går det inte att välja behörighet Ingen då detta skulle skapa konflikt mellan funktioner så att användaren inte kan använda systemet alls.

Läs mer om hur du skapar en behörighetsroll

Kategoribehörighet

Kategoribehörighet är en underställd behörighet till behörighetsrollen som definierar vilka avtal användaren ska ha tillgång till. Om en användare t.ex har full behörighet att hantera avtal beskriver kategoribehörigheten vilka kategorier med avtal som användaren har behörighet till. 

Det går att detaljera behörigheten på kategorinivå så att även om användaren har full behörighet i sin roll kan man sätta att hen bara kan läsa/se avtal i en viss kategori. 

Obs! En användare kan aldrig få högre behörighet än vad som är angivet på rollen, oavsett vad som är inlagt på kategoribehörigheten.

Läs mer om hur du skapar en kategoribehörighet

Systemkontroll för att se avtal:

1. Har användaren läs-behörighet för avtal i behörighetsrollen -> JA
2. Finns avtalets kategori med i användarens kategoribehörighet med minst läs-behörighet -> JA
3. Avtalet visas. 

Systemkontroll för att redigera avtal:

1. Ha användaren minst redigera-behörighet för avtal i behörighetsrollen -> JA
2. Finns avtalets kategori med i användarens kategoribehörighet med minst redigera-behörighet -> JA
3. Knappar för redigera och sidorna för redigering visas.

Kategoribehörigheter skapas på kontonivå och hittas genom att först visa detaljer för ett konto. Det finns en systemskapad kategoribehörighet, Kontoägare, som ger en användare behörighet till alla befintliga och framtida skapade kategorier med full behörighet.