Skapa nytt/Redigera avtal

Fyll i uppgifterna för att skapa ett nytt avtal i systemet. Detta är de uppgifter som ligger till grund för att visa ekonomidata och göra aviseringar. Det går sedan att koppla dokument till ett avtal och använda integrationer mot externa system. 

Se en video

Avtalsutkast

Om alla uppgifter inte finns tillgängliga ännu går det att skapa ett utkast. Ett utkast görs det inga beräkningar på eller skickas några aviseringar. Det går inte att spara ett avtal som utkast om det finns upplagda återkommande fakturor på avtalet. För att spara om ett avtal som utkast i efterhand behöver du alltså först ta bort de återkommande fakturor som finns på avtalet. Knappen "Spara som utkast" döljs om det finns fakturor.

Information

Markera om avtalet ska sparas som utkast eller inte. Ange ett namn och nummer. Detta är fritextfält och det är fritt för dig att ange dessa uppgifter för att känna igen avtalet i systemet och göra det sökbart. Välj ansvarig för avtalet. En administratör kan lägga till flera ansvariga under kugghjulet i menyn uppe till höger och "Administration".  Obs! För att en användare ska synas i listan behöver hen tilldelas en kontobehörighet.  Välj typ Enkelt: Ett engångsavtal som bara har en period. Välj vad som ska hända efter perioden är slut. Antingen ligger avtalet kvar med ett passerat slutdatum, arkiveras eller tas bort (flyttas till papperskorgen) Avancerat: Ett återkommande avtal. Systemet kommer räkna fram nytt slutdatum och förfallodatum och även räkna fram eventuella aviseringar när slutdatum passeras.  Löpande: Ett avtal utan slutdatum.

Datum

Ange datum för avtalet. Ange ursprungligt startdatum och antingen ett slutdatum för första perioden eller en avtalsperiod i dagar eller månader. Ange uppsägningstid, välj om det är dagar eller månader. Systemet kommer automatiskt räkna fram förfallodatum genom att räkna bakåt med uppsägningstiden från slutdatum.

Förläng med

Är det ett avancerat avtal ska du även ange med vilken period avtalet ska förlängas efter den första perioden.  Du har även möjlighet att välja hur många gånger ett avtal ska förlängas alternativt fram till ett specifikt datum. Om avtalet ska förlängas obegränsat, lämna båda fälten vid "Förläng ant gånger eller till" tomma.

Kopplingar

Välj en kategori, motpart och mapp. Det går också att skapa nya. För motpart ange även om det är en leverantör, kund eller anställd, beroende på avtal. För mapp, välj eventuellt om det ska vara en undermapp till någon befintligt skapad mapp.

Kostnad / Intäkt

Ange avtalets kostnad eller intäkt. Dessa uppgifter används för att presentera ekonomiska uppgifter och graf under "Tillägg" -> "Kostnad/Intäkts-kalkyl". Det går också att välja att avtalet inte har någon kostnad/intäkt.

Taggar

Lägg till taggar på avtalet. Dessa blir sökbara och är ett bra sätt att vidare kategorisera avtal.